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Perché conviene organizzare eventi online con una parte offline e viceversa?

Alcune riflessioni su perché legare l’organizzazione di eventi online ed offline dal punto di vista dell’organizzazione e della pubblicità.

Organizzare eventi, sia che si tratti di eventi online, in streaming o in presenza, richiede una certa reattività e dinamicità oltre che a notevoli doti organizzative. Ecco perché chi lavora in questo settore deve avere una certa apertura mentale ed essere orientato al problem solving.

Fondere i due mondi infatti, quello del web e quello degli eventi in presenza, è sicuramente più difficile che limitarsi ad una sola modalità di organizzazione di eventi. Fusione dei due mondi che oggi è a dir poco imprescindibile quando si organizzano eventi, specie se si tratta di eventi di una certa risonanza e con molti partecipanti.

Prova a pensarci un secondo. Da qualche anno a questa parte, quando si parla di organizzare un evento, non ci si limita al solo organizzare la parte fisica dello stesso ma ci si deve occupare anche del lato web. Un evento che si rispetti infatti, deve avere anche una parte online. Vuoi per raccogliere le adesioni, vuoi per vendere i biglietti di accesso all’evento, vuoi semplicemente per fornire tutte le informazioni necessarie ai partecipanti.

La pandemia in corso poi, ha senza dubbio impresso una svolta di non poco conto in questo senso. Molti eventi fisici sono diventati dei veri e propri eventi online con le recenti misure di distanziamento sociale in vigore. Ma guardando al futuro, possiamo prevedere che se da un lato ci saranno sempre più eventi sul web, dall’altro possiamo affermare che gli eventi offline non spariranno mai del tutto.

Per questo è ragionevole supporre pensare di offrire sempre di più eventi fruibili in entrambe le modalità. Cerchiamo di proseguire nel ragionamento qui di seguito.

Cosa significa organizzare un evento sia online che offline?

Organizzare eventi online che abbiano una componente anche offline, significa godere dei vantaggi di entrambe le modalità di organizzazione degli eventi.

Proviamo a spiegarci meglio facendo un esempio legato al mondo delle convention o delle fiere per essere un po’ più concreti.

Quando si partecipa ad un evento di questo genere, di solito lo si fa perché vi si è invitati. Ad esempio se sei un professionista del web marketing o del mondo della ristorazione, probabilmente qualche tuo collega o associazione di settore di cui fai parte, ti inviterà con cadenza periodica inviti ad eventi a cui prendere parte.

Spesso si tratta di eventi che radunano una moltitudine di persone provenienti da diverse parti della tua regione o addirittura dello stato in cui sei. Ecco quindi ad esempio che organizzare un evento in presenza, potrebbe essere l’ideale per permettere a queste persone di fare networking ed entrare in contatto con altre realtà del settore.

D’altro canto, partecipare ad un evento di questo tipo, potrebbe avere un costo elevato da sostenere sia per l’azienda che per il libero professionista. E questo è vero sia in termini economici (spostamento, eventuale pernottamento fuori sede, pasti ecc) sia in termini di tempo.

Ecco quindi gli eventi offline potrebbero raggiungere un pubblico più ampio se trasformati in veri e propri eventi in streaming online. In questo modo un evento sarebbe sia offline che online nello stesso momento.

Costi ed opportunità degli eventi online ed offline

Organizzare eventi in live streaming online ha sicuramente dei costi organizzativi più bassi di quelli offline. Un evento sul web infatti non ha bisogno di una location che sappia contenere migliaia di persone oppure di affidarsi ad un catering per il ristoro dei partecipanti.

Tuttavia, un evento online ha anche lo svantaggio di non incentivare il networking, o quanto meno di farlo in maniera diversa. Cosa che per alcuni potrebbe essere un forte handicap. D’altronde una cosa è alzare una mano per fare una domanda durante una conferenza, un’altra è aspettare il proprio turno a fine intervento ed alzare una mano virtuale ed aspettare che il moderatore si accorga di noi per autorizzarci ad intervenire.

Ecco quindi che accanto alla parte online potrebbe essere necessario predisporre la parte fisica dell’evento ed invogliare i partecipanti a prendervi parte fisicamente.

Si potrebbe infatti pensare anche ad una differente offerta in termini economici per i partecipanti online ed offline. Ad esempio per i partecipanti offline si potrebbe pensare di offrire una sessione di colloqui faccia a faccia o consulenze con i relatori all’evento ed offrire questo servizio ad un costo maggiore rispetto a chi vi parteciperà tramite il web. Chi invece deciderà di partecipare online potrà “solamente” avere accesso alle registrazioni degli eventi quante volte vuole, potrà rimanere aggiornato tramite la newsletter, oppure potrà chattare con gli altri partecipanti in tempo reale.

Un’altra eventualità sicuramente molto apprezzata dai partecipanti è quella che avere un sito web di un evento, significa offrire una piattaforma tramite cui consultare il programma dell’evento mentre vi si prende parte fisicamente o vi si assiste in streaming. Anche a questo servono i siti web degli eventi con i programmi dettagliati dell’evento.

In questo senso quindi, organizzare un evento offline ed online, può permetterti di massimizzare il ROI, il ritorno dell’investimento sia in termini di denaro, che di brand awarness (specie se il brand è legato all’evento), che di acquisizione dei lead come cercheremo di spiegare nel prossimo paragrafo.

La pubblicità sul web ed offline

Quando si promuove un evento di un certo livello, ma anche a seconda del pubblico che si intende raggiungere, è necessario farlo sfruttando sia i canali online che offline integrandoli a vicenda. In realtà questo non è proprio esatto perché, come vedremo poi, nella realtà si tende sempre più a portare l’utente offline sul web.

E’ il caso ad esempio di flyer di forte impatto ma con poche informazioni che invitano a visitare il sito web dell’evento per “scoprire di più”. Oppure di spot pubblicitari in cui mettere in particolare risalto il proprio sito web.

D’altro canto, si può sfruttare il web, social e sponsorizzate a pagamento sui motori di ricerca per far confluire gente sul sito web dell’evento dove raccogliere le adesioni all’evento in streaming ed offline.

Il punto focale di entrambi i tipi di pubblicità, sia che sia online che offline sarà appunto quello di “vendere” tramite il sito web. Chi parteciperà all’evento infatti sarà costretto ad iscriversi per parteciparvi o ad acquistare il biglietto. Per farlo sarà necessario lasciare i propri dati che potranno essere sfruttati dagli organizzatori dell’evento nella maniera più appropriata. Di solito per campagne di re-marketing mirate e costruite ad hoc.

D’altronde chi vuole partecipare ad un evento, risponde perfettamente a delle caratteristiche individuate a monte dagli organizzatori degli eventi. Questo significa quindi che i dati acquisiti in questo modo sono dati già profilati e quindi in linea con il target a cui si rivolge l’evento e pertanto appartengono a persone che più facilmente effettueranno “conversioni”.

Oltre al ritorno economico, gli organizzatori di eventi avranno quindi anche raccolto informazioni sui partecipanti.

Conclusioni

Organizzare eventi in streaming non significa quindi tralasciare la parte offline degli eventi. Anzi, spesso integrare i due mondi, offre ai partecipanti la possibilità di scegliere in quale modalità fruire dell’evento aumentando la loro soddisfazione.

Garantire alti livelli di soddisfazione è fondamentale per chi opera nel settore degli eventi. Solo così infatti si riesce ad avere la garanzia che uno stesso evento possa proseguire nel tempo, anche grazie al passaparola positivo generato dall’esperienza positiva dei partecipanti.

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Ciao Sono Davide Ambu, web designer e consulente di web marketing freelance. Parlo solo di marketing che non interessa a nessuno

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